Kemarin, baru saja ada berita yang kurang menyenangkan terkait dengan dunia musik Indonesia. Ya, publik banyak yang mengetahui, pagelaran musik Jazz tertua dinegeri ini mengalami “kekacauan”. Sejumlah artis (dalam dan luar negeri), yang dijadwalkan hadir, batal naik panggung. Menurut mereka –yang batal tampil–, tidak ada kejelasan dari pihak penyelenggara mengenai pembayaran, komitmen dan keseriusan untuk melakukan sesi latihan beberapa waktu sebelum ingin tampil. Bahkan, kabarnya artis line up asal luar negeri tidak diberikan kejelasan mengenai legalitas kunjungan, visa dan  masalah honor hingga  beberapa hari menjelang hari H.

Dengan kejadian ini, tentu saja banyak pihak yang dirugikan. Bukan hanya di si artis, juga para penonton,  dan pihak sponsor yang mendukung acara. Kerugian yang  bukan hanya dalam bentuk nominal uang, namun juga hal yang terkait dengan moril, tanggung jawab dan kredibilitas dunia panggung di Indonesia itu sendiri. Kita tentu berharap, semoga kejadian ini tidak terulang kembali di masa mendatang.

Menggagas sebuah pegelaran musik, apalagi kelas dunia tentu saja tidak mudah. Pihak penyelenggara konser, atau biasa yang disebut dengan “event organizer” (EO) harus bisa bekerja profesional. Untuk itu, ada baikknya sebelum menggelar event (apalagi berskala internasional) setiap pihak EO harus memiliki standart peraturan baku yang harus diterapkan agar penyelenggaraan acara berjalan lancar.  Bentuknya mulai dari soal legalitas perusahaan EO, ketersediaan dana cadangan, kekuatan networking, kegiatan promosi konser, kerjasama, format penjualan tiket,  hingga surat kontrak  kepada artist/musisi yang diundang juga  harus dipersiapkan.

Ketika EO memutuskan rencana pagelaran Musik, saat itu mereka harus segera menghubungi artis atau musisi yang akan diundang. Perlu adanya kejelasan mengenai waktu, tempat, hingga hal terkait bayaran (honor).

Melalui sang menejer, biasanya deal-deal kesepakatan dilakukan. Jika sudah setuju, sang menejer kembali memperjelas kontrak dengan dibuatkannya surat kesepakatan/surat kontrak/surat perjanjian. Dalam kesepakatan  tersebut harus dituangkan point-point identitas artis, kesediaan artis, tanggal tampil, lokasi,  hingga masalah pembayaran.

Agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, ketelitian  menejer artis  juga diperlukan untuk memeriksa kembali surat kontrak tersebut. Tahapan selanutnya adalah, jika sudah setuju dengan isi draft  perjanjian, maka diadakan pertemuan untuk kesepakatan kontrak (penandatanganan kontrak). Dalam moment seperti ini biasanya rancangan  detil kontrak sudah disiapkan, termasuk soal uang muka (downpayment)  yang harus diberikan kepada pihak manajemen artis. Besaran uang muka biasanya 50 persen dari nilai kesepakatan.

Jika sudah terjadi deal, maka pihak manajemen artis memasukkan jadwal artis (yang sudah dikontrak)  kedalam  time schedule artisnya. Selanjutnya pihak penyelenggara acara bisa melakukan promosi tentang ajang atau acara yang digagas.

Proses diatas, sebetulnya proses standar  tetang kesepakatan kerjasama antara dua pihak. Gambarannya sangat-sangat mirip dengan apa yang terjadi didalam dunia usaha.

Menjelang digelarnya acara, pihak penyelenggara biasanya mengundang artis yang bersangkutan untuk tampil dalam  acara gladi resik (GR). Acara GR ini sangat penting dilakukan, karena sang artis juga harus mengetahui kondisi panggung, alat musik dan sound yang akan digunakan, hingga pihak pendukung lainnya diatas panggung. Apalagi jika  dalam konser tersebut artis tersebut akan disandingkan dengan musisi lain.

Prosedur seperti diuraikan diatas menjadi sebuah keharusan dan wajib dilakukan oleh keduabelah pihak (event organizer/promotor dengan artis). Akad yang dituangkan dalam “hitam diatas putih” akan memiliki kekuatan hukum jika suatu ketika ada pihak yang dirugikan.

Adanya surat kontrak/perjanjian tentu saja bukan “dibangun” dengan landasan kecurigaan salah satu pihak, namun diupayakan sebagai bentuk profesionalitas dalam bekerja. Sang promotor/EO bekerja menyiapkan acara dengan aman dan baik, sang musisi bisa bekerja (berkarya) diatas panggung dengan tingkat performa yang maksimal. Dengan cara inilah panggung pertunjukkan di Indonesia bisa sehat dan terus bertumbuh. salam musik Indonesia [lyz-cinmi/foto:istimewa]